KWALITEITSCONTROLE
SOAR heeft een strikt kwaliteitscontroleprotocol om ervoor te zorgen dat alle donaties in hun geheel de beoogde ontvangers bereiken. Dit protocol heeft tien primaire elementen:
-
-
- SOAR keert zelden rechtstreeks geld uit aan de instellingen. In plaats daarvan worden goederen en diensten die in Armenië kunnen worden aangeschaft, gekocht door SOAR-personeel en rechtstreeks aan de weeshuizen gedistribueerd. Donaties in natura van de Armeense diaspora die kunnen worden verzonden of persoonlijk worden afgeleverd, worden aangemoedigd.
- SOAR gebruikt Microsoft Planner om bonnen, foto's en interne documenten voor alle projecten te bewaren.
- Alle aankopen worden herdacht met een ontvangstbewijs of factuur.
- SOAR implementeert chain-of-custody-procedures voor alle gedistribueerde goederen of diensten om ervoor te zorgen dat items zijn ontvangen in de exacte beoogde hoeveelheid. De ontvanger verstrekt schriftelijke documentatie om aan te geven dat de ontvangen goederen en diensten de aangegeven hoeveelheid zijn, waarna deze documentatie wordt verzonden naar SOAR National en wordt bewaard in Microsoft Planner.
- SOAR-medewerkers, Chapter-leden en andere vrijwilligers die Armenië bezoeken, voeren willekeurige inspecties uit bij de instellingen. Afwijkingen dienen onmiddellijk te worden gemeld aan de voorzitter van de Raad van Bestuur van SOAR.
- Indien mogelijk worden donaties van SOAR gegraveerd en/of gestempeld met een bedrijfszegel.
- Kapitaalprojecten worden erkend met een plaquette en/of inwijdingsceremonie.
- SOAR maakt geen geld over aan andere organisaties om namens ons te verdelen.
- Er wordt een nultolerantiebeleid opgelegd voor fraude, diefstal en/of bedrog. Misdrijf zou leiden tot beëindiging van de hulpverlening.
- IRS-formulier 990's worden jaarlijks ingediend, waarbij jaarverslagen die teruggaan tot 2005 beschikbaar zijn op onze website.
-