DISTRIBUZIONI

METODI DI DISTRIBUZIONE

SOAR assiste gli orfanotrofi dell'Armenia attraverso tre meccanismi principali.

In primo luogo, collaboriamo con società a scopo di lucro per fornire donazioni di prodotti specifici. Queste merci vengono quindi spedite da SOAR in Armenia, dove il nostro personale effettua le distribuzioni appropriate.

In secondo luogo, riceviamo nuovi beni dai donatori e li spediamo in Armenia, dove il nostro personale effettua le distribuzioni appropriate.

In terzo luogo, riceviamo donazioni in denaro da singoli donatori, società e fondazioni per l'acquisto di beni e servizi per le istituzioni che supportiamo. Alcuni di questi prodotti potrebbero dover essere acquistati al di fuori dell'Armenia e spediti al nostro personale. La nostra speranza, tuttavia, è che la maggior parte dei beni e dei servizi possa essere acquistata in Armenia. Questo metodo di approvvigionamento servirà al duplice ruolo di soddisfare le esigenze istituzionali fornendo allo stesso tempo una spinta tanto necessaria all'economia armena. Il nostro personale è responsabile della ricezione delle merci acquistate da SOAR o dell'approvvigionamento di articoli e servizi per SOAR e successivamente delle distribuzioni.

CONTROLLO QUALITA '

SOAR ha un rigoroso protocollo di controllo qualità per garantire che tutte le donazioni, nella loro interezza, raggiungano i destinatari previsti. Questo protocollo ha dieci elementi principali:

 

      1. SOAR raramente effettua distribuzioni di denaro direttamente alle istituzioni. Piuttosto, beni e servizi che possono essere acquistati in Armenia vengono acquistati dal personale SOAR e distribuiti direttamente agli orfanotrofi. Sono incoraggiate le donazioni in natura della diaspora armena che possono essere spedite o consegnate a mano.
      2. SOAR utilizza Microsoft Planner per conservare ricevute, immagini e documenti interni per tutti i progetti.
      3. Tutti gli acquisti sono commemorati con una ricevuta o fattura.
      4. SOAR implementa procedure di catena di custodia per tutti i beni o servizi distribuiti per garantire che gli articoli siano stati ricevuti nella quantità esatta prevista. Il destinatario fornisce documentazione scritta per indicare che i beni e servizi ricevuti sono la quantità indicata, dopodiché tale documentazione viene inviata a SOAR National e conservata in Microsoft Planner.
      5. Il personale SOAR, i membri del Chapter e altri volontari che visitano l'Armenia effettuano ispezioni casuali delle istituzioni. Eventuali discrepanze devono essere segnalate immediatamente al Presidente del Comitato Esecutivo di SOAR.
      6. Quando possibile, le donazioni fornite da SOAR sono incise e/o timbrate con un sigillo aziendale.
      7. I progetti di capitale sono riconosciuti con una targa e/o una cerimonia di dedica.
      8. SOAR non trasferisce fondi ad altre organizzazioni da distribuire per nostro conto.
      9. Viene imposta una politica di tolleranza zero per frode, furto e/o inganno. Il malaffare comporterebbe la cessazione dell'assistenza.
      10. I moduli IRS 990 vengono archiviati ogni anno, con i rapporti annuali risalenti al 2005 disponibili sul nostro sito web.