DISTRIBUTIONER

DISTRIBUTIONSMETODER

SOAR hjælper børnehjemmene i Armenien gennem tre primære mekanismer.

For det første arbejder vi med for-profit-selskaber for at give donationer af specifikke produkter. Disse varer sendes derefter af SOAR til Armenien, hvor vores personale foretager de passende distributioner.

For det andet modtager vi nye varer fra donorer og sender dem til Armenien, hvor vores personale foretager de passende distributioner.

For det tredje modtager vi kontante donationer fra individuelle donorer, virksomheder og fonde for at købe varer og tjenester til de institutioner, vi støtter. Nogle af disse produkter skal muligvis købes uden for Armenien og sendes til vores personale. Det er dog vores håb, at de fleste varer og tjenester kan købes i Armenien. Denne indkøbsmetode vil tjene den dobbelte rolle, nemlig at tilfredsstille institutionelle behov og samtidig give et tiltrængt løft til den armenske økonomi. Vores personale er ansvarlige for enten at modtage varer købt af SOAR eller skaffe varer og tjenester til SOAR og efterfølgende foretage distributionerne.

KVALITETSKONTROL

SOAR har en streng kvalitetskontrolprotokol for at sikre, at alle donationer i deres helhed når de tiltænkte modtagere. Denne protokol har ti primære elementer:

 

      1. SOAR foretager sjældent kontantudlodninger direkte til institutionerne. Tværtimod købes varer og tjenester, der kan skaffes i Armenien, af SOAR-personale og distribueres direkte til børnehjemmene. Naturaldonationer fra den armenske diaspora, der kan sendes eller leveres i hånden, opmuntres.
      2. SOAR bruger Microsoft Planner til at opbevare kvitteringer, billeder og interne dokumenter for alle projekter.
      3. Alle køb mindes med en kvittering eller faktura.
      4. SOAR implementerer chain-of-custody-procedurer for alle distribuerede varer eller tjenester for at sikre, at varer er modtaget i den nøjagtige mængde, der er tiltænkt. Modtageren fremlægger skriftlig dokumentation for, at de modtagne varer og tjenester er den angivne mængde, hvorefter denne dokumentation sendes til SOAR National og opbevares i Microsoft Planner.
      5. SOAR-personale, afdelingsmedlemmer og andre frivillige, der besøger Armenien, foretager tilfældige inspektioner af institutionerne. Uoverensstemmelser skal straks rapporteres til SOARs direktionsformand.
      6. Når det er muligt, bliver donationer leveret af SOAR graveret og/eller stemplet med et firmas segl.
      7. Kapitalprojekter anerkendes med en plakette og/eller indvielsesceremoni.
      8. SOAR overfører ikke midler til andre organisationer for at distribuere på vores vegne.
      9. Der pålægges en nultolerancepolitik for bedrageri, tyveri og/eller bedrag. Misbrug ville resultere i opsigelse af bistanden.
      10. IRS Form 990s indgives årligt, med årsrapporter, der går tilbage til 2005, tilgængelige på vores hjemmeside.